Actief luisteren voor (kandidaat)notarissen: zo word je er beter in

Actief luisteren is een onmisbare vaardigheid. Niet alleen voor je persoonlijke relaties, maar zeker ook binnen het notariaat. Als (kandidaat-)notaris werk je dagelijks met cliënten en collega’s in vaak complexe, beladen situaties. Juist dan maakt het verschil of je écht luistert. In dit blog leg ik je uit wat actief luisteren is, waarom het belangrijk is op een notariskantoor en ik geef je drie praktische tips om erin te groeien.

Wat is actief luisteren?

Actief luisteren betekent dat je niet alleen hoort wat de ander zegt, maar ook echt probeert te begrijpen wat eronder zit. Je toont oprechte aandacht, stelt vragen, vat samen en laat de ander uitspreken zonder meteen te oordelen of in te vullen.

Kort samengevat is dit wat je doet:

• Volledige aandacht geven. Zet je telefoon uit, maak oogcontact en toon met je lichaamstaal dat je luistert.
• Samenvatten en spiegelen. Vat kort samen wat de ander zegt. Bijvoorbeeld: “Je bedoelt dus dat.…”. Hiermee check je meteen of je de ander goed begrepen hebt.
• Empathisch reageren. Toon begrip, ook als je het niet eens bent. “Ik snap dat dit lastig voor je is.”

Actief luisteren is dus iets anders dan het met elkaar eens zijn. Je kunt prima van mening verschillen, zolang je de ander maar echt hoort.

Waarom is actief luisteren zo belangrijk in het notariaat?

Stel je voor: een cliënt zit tegenover je. Ze vertelt over haar familieverhoudingen in een complexe erfeniskwestie. Terwijl ze praat, hoor je niet alleen haar woorden, maar voel je ook haar zorgen. Omdat jij actief luistert, stel je de juiste vragen, vat je haar verhaal samen en geef je haar het vertrouwen dat ze gehoord wordt. Het gesprek loopt vloeiend en zij vertrekt met het gevoel dat ze in goede handen is.

Op een notariskantoor draait alles om vertrouwen, precisie en samenwerking. Als jij goed luistert:

• Verzamel je betere informatie. Je begrijpt wat de cliënt nodig heeft, ook tussen de regels door.
• Bouw je vertrouwen op. Cliënten voelen zich serieus genomen en komen eerder bij je terug.
• Werk je soepeler samen. Misverstanden met collega’s worden sneller opgelost. Denk aan die ene collega waarmee je vaak langs elkaar heen praat. Een luisterende houding maakt hierin echt het verschil.
• Voorkom je conflicten. Zowel op inhoud als op de werkvloer. Zelfs iets simpels als de vaatwasser leegmaken verloopt fijner als je elkaar beter begrijpt.

Actief luisteren zorgt dus niet alleen voor betere dossiers, maar ook voor meer werkplezier, kortere overleggen en minder gedoe in de samenwerking.

Drie tips om beter te leren luisteren

Net als elke vaardigheid kun je ook actief luisteren trainen. Met deze tips kun je direct aan de slag:

1. Wees echt aanwezig

Zorg dat je mentaal bent aangekomen in het gesprek. Sluit je vorige taak af, adem een keer rustig in en geef je volledige aandacht.

2. Stel open vragen

Vermijd gesloten vragen waarop iemand alleen ‘ja’ of ‘nee’ kan zeggen. Vraag door: “Hoe heb je dat ervaren?” of “Wat vind je daar belangrijk aan?”

3. Plan je reactie niet vooraf

Luister zonder al bezig te zijn met wat jij straks gaat zeggen. Dat is lastig, maar als je het oefent zul je merken dat je de ander echt beter begrijpt.

Actief luisteren: klein verschil, groot effect

Misschien denk je: “Ik luister toch al best goed?” Dat kan. Maar probeer het eens bewust toe te passen en je zult merken dat gesprekken soepeler lopen, minder energie kosten en vaker tot de kern komen. Zeker in het notariaat, waar tijd kostbaar is en vertrouwen onmisbaar.

Loop je ertegenaan dat er veel misgaat in communicatie op jouw kantoor? Of vind je het lastig om goed te luisteren als je zelf onder druk staat?

Ik denk graag met je mee. Samen kijken we hoe jij (of je team) beter kunt samenwerken, luisteren en communiceren onder jouw voorwaarden.

Plan een vrijblijvend gesprek in en ik vertel je wat actief luisteren jouw kantoor kan opleveren.