Wat als je tuchtrecht niet meer spannend hoeft te vinden?

Augustus. Vier jaar geleden. Ik haal de post uit mijn brievenbus en zie een envelop van de Kamer van Toezicht. “O kak, wat heb ik verkeerd gedaan?” Nog eens: “Kakkerdekak kak!” Gevolgd door: “O nee… dit kan niet waar zijn!”

Ik haal een keer diep adem en open de envelop. Mijn ogen vliegen over de brief. Waar gaat het over? De naam van de klager zegt me niets. ‘KAK!’ Mijn hart bonkt, ineens heb ik het bloedheet. ‘Rustig Lon. Rustig nog een keer lezen’.

Het blijkt te gaan om een akte van levering die ik een jaar eerder passeerde. De klacht is van de ex-partner van de verkoper. Hij is van mening dat hij ook een handtekening onder de levering had moeten zetten. Ik krijg het nog warmer. ‘O man, het zal toch niet?! Nee, dat kán gewoon niet zo zijn. Het kan niet dat de beschikkingsbevoegdheid van de verkoper niet op orde was!’

Ik bel de notaris voor wie ik de akte als waarnemer passeerde en vraag of hij ook een envelop van de Kamer heeft ontvangen.

“Ja, ik wilde je net bellen. Ik heb ‘m inderdaad ook gekregen en meteen even het dossier geraadpleegd. Het zou kunnen dat er iets niet goed is gegaan, ik duik er nog even verder in en bel je zodra ik het beeld compleet heb. Komt goed.”

Pff… zijn rustig reactie helpt. Een beetje. Ik ijsbeer door mijn woonkamer en doe een ademhalingsoefening om mijn nog steeds bonkende hart te kalmeren. Een paar minuten later pak ik de brief opnieuw en lees alles nog eens rustig door. Ik schrijf een paar vragen op die tijdens het lezen door mijn hoofd schieten.

Mijn telefoon gaat. “Ik denk inderdaad dat de klacht terecht is, Madelon.”

“Shit…”

“Ja. En belangrijk: in al onze onderzoeken is dit niet naar boven gekomen. We zijn niets vergeten, dus we moeten uitzoeken hoe dit heeft kunnen gebeuren.”

“Oké. En nu? Tijdens een netwerkborrel een paar maanden geleden heb ik in mijn oren geknoopt dat het belangrijk is om gelijk goed advies in te winnen. Vooral niet zelf gaan knutselen. En ik ken een toffe advocate die hierin gespecialiseerd is. Zal ik haar even bellen om te vragen hoe nu verder?”

“Prima plan. En blijven ademen hè, het komt goed. Laten we dit stap voor stap samen aanpakken.”

Van klacht naar inzicht

We zijn een paar maanden verder. De akte blijkt inderdaad fout: meneer had moeten meetekenen. Door een complexe huwelijkse situatie – waarvan de verdeling na de echtscheiding nooit officieel was vastgelegd – was er toch nog sprake van een gemeenschap. Een bijzonderheid die door ons over het hoofd werd gezien. De klager is boos en heeft als extra complicerende factor ook nog een stevig appeltje te schillen met zijn ex.

De klager stemt in met een voorzittersgesprek. Dat gesprek vindt plaats bij de Rechtbank. We nemen plaats tegenover elkaar aan een grote, ovalen tafel. Terwijl we plaatsnemen, voel ik mijn hart kloppen. Mijn ademhaling zit wat hoger en ik heb een beetje klamme handen. Alles in mij staat aan: ik ben gespannen, alert, licht nerveus.

Ik haal een paar keer diep adem. De klager krijgt als eerste het woord. We luisteren naar zijn verhaal, waarin frustratie en teleurstelling voelbaar zijn.

Dan is het woord aan mij. Ik schets stap voor stap de procedure die we volgen voordat er een handtekening gezet kan worden. De voorzitter van de Kamer stelt kritische vragen aan de klager en aan mij, zodat er een goed beeld ontstaat van hoe deze fout in de akte heeft kunnen sluipen.

Na zo’n anderhalf uur staan we weer buiten. Ik heb er een goed gevoel over. Er was ruimte voor alle kanten van het verhaal en gedurende het gesprek leek de spanning iets minder te worden. Nu is het afwachten. Meneer denkt na over zijn vervolgstap en krijgt een week bedenktijd.

De volgende dag gaat de telefoon. Mijn collega wil iemand naar mij doorverbinden en vraagt me ook de notaris er even bij te roepen. Het blijkt de klager, ik zet hem -met zijn toestemming- op de speaker. “Het was een prettig gesprek en ik heb besloten mijn klacht in te trekken.”

Ik ben even sprakeloos. Ik gooi mijn handen omhoog en geef de notaris -die inmiddels naast me zit – een stille high five.

“Wat fijn om te horen.”

Meneer vertelt verder: “Ik dacht echt dat jullie je voor haar karretje hadden laten sparren. Dat jullie hadden zitten slapen. Gisteren werd me, door jullie uitleg, duidelijk dat dat niet het geval is. En dat wilde ik jullie graag zelf vertellen.” Het was meneer duidelijk geworden dat hij dat stevige appeltje niet met ons, maar met zijn ex te schillen heeft.

Voor hem was het daarmee klaar. Voor mij begon er iets nieuws. Want zelfs met een goede afloop bleef er in de weken erna iets knagen: de stress, de onzekerheid, de eindeloze hoe-kon-het-gebeuren en wat-had-ik-anders-kunnen-doen-vragen.

Wat het nóg lastiger maakte, was dat ik totaal niet wist wat me te wachten stond. Hoe zou dat werken, zo’n voorzittersgesprek? En wat als het toch tot een zitting zou komen? Hoe zou zo’n zitting dan verlopen? En wie zouden daar bij aanwezig zijn? Voeren advocaten dan het woord, of moet ik zelf ook iets zeggen? En als het antwoord ja is… wat mag ik dan wel en niet zeggen?

Het zette me aan het denken. Waarom voelde dit zó groot? En waarom wist ik hier zo weinig van, terwijl het tuchtrecht toch een wezenlijk onderdeel is van mijn, van ons vak?

Vragen die bleven malen.

Onbekend maakt onbemind

Afgelopen woensdag: het nieuwe Notariaat Magazine ligt in de bus. Met daarin het artikel “Onbekend tuchtrecht maakt onbemind“. Mijn gedachte? : ja, precies dit! De angst die velen van ons voelen komt niet voort uit wat het tuchtrecht ís, maar uit wat we dénken dat het is. Want tuchtrecht is geen monster. Het is een mechanisme dat hoort bij ons vak. Een manier om de kwaliteit te borgen, het vertrouwen in onze beroepsgroep te bewaken én onszelf te helpen groeien. Maar als niemand je uitlegt hoe het werkt, dan vult ons brein dat gat met doemscenario’s. Voor je het weet, creëert het een doemscenario en zie je jezelf huilend voor een volle zittingszaal, bang om uit je ambt gezet te worden. Irrationeel? Misschien. Maar wel hoe het voelt als je geen idee hebt wat je te wachten staat.

Wat ik graag had willen weten

Ik had graag eerder willen horen dat een klacht niet automatisch betekent dat ik heb gefaald. Dat het ook gewoon een signaal kan zijn van miscommunicatie, verschillende verwachtingen of een cliënt die zijn frustratie kwijt moet.

Ik had willen weten wat de procedure was. Wat ik kon verwachten aan verschillende scenario’s en aanpak. Wat ik wél en níet moest doen. En vooral: dat ik niet de enige ben die het spannend vond.

Inmiddels weet ik beter. En deel ik deze kennis en ervaring graag, zodat anderen die stress van mij van toen niet hoeven doorstaan.

Het artikel in Notariaat Magazine is vooral een opsomming en duiding van cijfers. Zeker nuttig. Tegelijkertijd vermindert dat ‘onbekend maakt onbemind’-effect niet. Terwijl dat precies is wat nodig is. Want cijfers nemen de angst niet weg. Ze geven geen uitleg, geen context, geen geruststelling. En dus blijft tuchtrecht vaag en spannend.

Die ervaring, die onrust van toen liet me niet los. In de jaren daarna komt het onderwerp ‘klachten’ steeds weer terug. Tijdens audits. In coachgesprekken met coachees uit het vak. Tijdens netwerkbijeenkomsten. Gesprekken waarin tuchtklachten nog steeds worden gezien als doemscenario’s. Als iets waar je liever niet te lang bij stilstaat, maar dat toch steeds onderhuids aanwezig is.

In die gesprekken vertel ik vaak over mijn eigen ervaring. Hoe fijn het voor mij was dat de notaris zo rustig reageerde. Hoe belangrijk dat bleek, juist in zo’n spannend moment. En ik hoor ook het tegenovergestelde: kandidaat-notarissen die alles zelf moeten uitzoeken, of notarissen die óók niet goed weten wat te doen als er een klacht binnenkomt. Zoals die ene coachee die me vertelde dat hij pas na een telefoontje met de KNB ontdekte hoe het proces globaal in elkaar zat, omdat er op kantoor niemand was die hem kon uitleggen wat er op hem af zou komen.

Het idee voor deze training speelde dus al langer in mijn hoofd. Maar het artikel in Notariaat Magazine – naast alles wat ik in de praktijk al hoorde en zag – was de bevestiging: hier is behoefte aan. Het was het moment waarop het idee voor de training echt vorm kreeg. Om kennis te delen. Om het gesprek open te breken. En om de spanning te vervangen door inzicht en veerkracht.

Minder angst, meer veerkracht

Want hoe fijn zou het zijn als we tuchtrecht niet meer fluisterend hoeven te bespreken bij het koffieapparaat? Als we er open over kunnen praten, zonder schaamte? Als we collega’s durven te vragen: “Hoe heb jij dat aangepakt?” in plaats van stil te blijven zitten met knikkende knieën, wachtend op wat komen gaat?

Dit is de reden waarom ik – samen met Leonie Rammeloo – op 19 juni de training “Ontspannen Omgaan met Tuchtrecht” geef. Leonie is advocaat, gespecialiseerd in (oa) notarieel tuchtrecht en brengt vanuit haar juridische expertise waardevolle inzichten mee. Het is een training waarin we het tuchtrecht uit de schaduw halen en vol in het zonlicht zetten. Een training waarin je leert hoe het tuchtsysteem werkt, wat je rechten en plichten zijn én hoe je er emotioneel beter mee om kunt gaan.

Een training met een gezonde dosis humor en relativering, belangrijke kennis en praktische en ‘nee toch, écht?!’-voorbeelden.

Ben je erbij?

Heb jij ooit een klacht gehad? Of maak je je in momenten zorgen dat het je ooit overkomt? Of ben je nieuwsgierig naar hoe het tuchtrecht écht in elkaar zit en wil je praktische handvatten om sterker in je schoenen te staan bij welke klacht dan ook?

👉 Meld je dan direct aan voor de training Ontspannen Omgaan met Tuchtrecht op donderdag 19 juni 2025 via onderstaande button.

Voor jezelf. Voor je werkplezier. En voor een notariaat dat niet alleen vakinhoudelijk sterk is, maar ook mentaal veerkrachtig.

Wees welkom. Het wordt leerzaam. En leuk 😉