Timemanagement in het notariaat: van chaos naar controle

In het notariaat heb je te maken met complexe procedures, strakke deadlines en – niet te vergeten – cliënten die soms nét iets te enthousiast zijn met hun telefoontjes en mailtjes. Voordat je het weet, ben je de hele dag bezig met het beantwoorden van hun vragen en schiet je andere werk erbij in.

Slim timemanagement is daarom je redding. Door je werkdag handig in te delen en verwachtingen helder te managen, voorkom je dat je vastloopt in eindeloze onderbrekingen. Want laten we eerlijk zijn: een drammerige cliënt kan veel van je tijd opslurpen. Om het nog maar niet te hebben over de hoeveelheid energie die zo’n cliënt van je vraagt.

Zo voorkom je problemen met cliënten die veel aandacht vragen

De sleutel tot succes? Verwachtingen managen! Veel drama ontstaat simpelweg door een gebrek aan duidelijkheid. Als een cliënt niet precies weet wat er gebeurt of hoelang iets duurt, is het logisch dat ze steeds contact met je zoeken. Maar daar kun je wat aan doen!

  • Maak het proces meteen duidelijk
    Uitleggen, uitleggen, uitleggen. Tijdens het eerste gesprek is het belangrijk dat je niet alleen de inhoud van het dossier bespreekt, maar ook het verloop van de procedure. Geef een inschatting van de doorlooptijd van een dossier en neem die áltijd ruimer dan je denkt nodig te hebben. Neem cliënten mee in wat ze kunnen verwachten nadat ze bij jou de deur uit lopen.
  • Leg het vast in de opdrachtbevestiging
    Zet de afspraken over de procedure zwart op wit, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn. Goed voor je dossier én voor de helderheid tussen jou en je cliënten.
  • Communiceer proactief
    Door zelf regelmatig updates te geven, voorkom je dat cliënten zelf continu gaan bellen voor een statusupdate.

Duidelijke afspraken kunnen je dag redden

Eén van de grootste veroorzakers van stress is het gebrek aan duidelijke afspraken. Als je vooraf geen heldere tijdlijnen hebt gecommuniceerd, wordt het lastig om de verwachtingen van cliënten te managen. Dit betekent niet dat je alles op de minuut moet plannen. Een realistische schatting maken geeft je ademruimte.

Heb je te maken met vertraging? Zorg dat je dit op tijd aangeeft, zodat de cliënt niet voor verrassingen komt te staan. Op die manier blijven de verwachtingen in balans en voorkom je dat je constant aan de telefoon zit.

Geef je grenzen aan en wees niet bang voor een klacht

Grenzen stellen kan best spannend zijn. Wat als je een cliënt teleurstelt? Het idee dat er misschien een klacht komt, houdt veel professionals tegen om duidelijke grenzen te trekken. Onthoud: het is heel normaal én sociaal geaccepteerd dat je niet 24/7 bereikbaar bent.

Zolang je transparant bent en duidelijke afspraken maakt, zullen de meeste cliënten begrip tonen. Durf dus die grenzen aan te geven. Het beschermt je niet alleen tegen overmatige werkdruk, maar het zorgt er ook voor dat je je werk goed kunt blijven doen.

Neem de cliënt mee in het proces

Veel ongeduld bij cliënten komt voort uit onzekerheid. Door ze stap voor stap mee te nemen in het proces, voorkom je dat ze onnodig gaan stressen. Dit betekent dat je niet alleen vertelt wat je doet, maar ook waarom sommige stappen langer duren. Daarmee kweek je begrip en rust bij de ander.

  • Geef regelmatig updates
    Zelfs als er geen groot nieuws is, kan een kort bericht dat alles nog loopt zoals gepland veel rust geven.
  • Wees eerlijk over vertragingen
    Moet je wachten op een document of zit er iets tegen? Laat het weten. Cliënten begrijpen meer dan je denkt, zolang je maar transparant bent.

De allerbeste hack: plan tijd in voor je communicatie

Om te zorgen dat je dag niet compleet in beslag genomen wordt door telefoontjes en ellenlang e-mailverkeer, plan je dit gewoon in. Het klinkt simpel, maar het werkt. Blok bijvoorbeeld één uur per dag en gebruik die tijd voor de communicatie met je cliënten. Vertel daarbij duidelijk wanneer je bereikbaar bent en wanneer niet. Handig ook om in je e-mailhandtekening te vermelden.

Zo blijf je in controle over je tijd en heb je een groot deel van de dag om je te concentreren op andere taken.

Wil je meer leren over ontspannen omgaan met werkdruk en veeleisende cliënten?

De Jaartraining Ontspannen Meesterschap helpt je om te gaan met stress en meer controle te krijgen over je werkdag. Verbeter je timemanagement en ervaar hoe je rust kunt vinden in je werk. Ook in het notariaat is dat echt mogelijk!

Op dinsdag 18 februari 2025 start de vierde editie van de Jaartraining. Meer weten? Alle info vind je via onderstaande button.