Time management, agendabeheer en tuchtrecht in het notariaat
Time management, hoge werkdruk en angst voor tuchtrecht in het notariaat. Het zijn terugkerende thema’s waar veel (kandidaat-)notarissen zich zorgen over maken.
Thema’s die ook in de Jaartraining Ontspannen Meesterschap regelmatig aan bod komen. Omdat deelnemers er op een andere, meer ontspannen manier mee om willen leren gaan. Door bijvoorbeeld te onderzoeken welke vorm van timemanagement voor hen werkt. En inzicht te krijgen in de oorsprong van de werkdruk die zij ervaren. Kortom: door hun zelfkennis te vergroten. En in de Jaartraining gaat het niet alleen over het vergroten van zelfkennis. We verbinden deze kennis met de praktijk, zodat deze kennis handen en voeten krijgt in het dagelijks leven.
In dit blog wil ik een aantal mythes ontkrachten over deze thema’s.
“Ik word geleefd door mijn agenda.”
Een veelgehoorde uitspraak. Het is druk in het notariaat. Cliënten weten ons goed te vinden en we hebben handen te kort. Een recept voor hoge werkdruk en overvolle agenda’s.
Voor cliënten is hun vraag altijd belangrijk en er is ook altijd haast bij. Ze willen het liefst direct geholpen worden en niet een aantal dagen, laat staan weken wachten op een afspraak.
De vraag is: laat jij je leiden door de planning en het gevoel van urgentie van cliënten? Of bepaal jij wat urgent is en wat niet?
We vergeten hierbij vaak dat er een verschil is tussen urgent en belangrijk.
“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” – President Dwight D. Eisenhower
Wat is dat verschil dan?
Iets is urgent wanneer sprake is van een deadline, zoals een passeerdatum die echt niet verplaatst kan worden. Belangrijkzijn de activiteiten/afspraken die nodig zijn om je eigen doelen te bereiken. Het zijn taken die geen deadline kennen (of waarvan de deadline nog niet in zicht is). Het zijn detaken die vaak blijven liggen. Denk bijvoorbeeld aan administratie, netwerken of modellenbeheer. Wanneer je deze taken te lang laat liggen, worden ze vanzelf een keer urgent.
Het maken van een afspraak zal voor een cliënt zeker belangrijk zijn. Ze willen immers bepaalde zaken regelen en de afspraak is daar een essentiële stap in. In veel gevallen zal die afspraak echter niet urgent zijn: het bespreken van bijvoorbeeld een testament hoeft over het algemeen -uitzonderingsgevallen daargelaten- niet binnen nu en twee weken plaats te vinden.
Om de werkdruk beheersbaar te houden, is het belangrijk dat je je agenda beschermt. Dat je de regie houdt over jouw agenda en de planning van je werkzaamheden. Vraag jezelf -voor je je in bochten gaat wringen om die cliënt zo snel mogelijk te helpen- daarom het volgende af: is het urgent, belangrijk of beiden?
Wanneer het antwoord of bovenstaande vraag ‘urgent’ of ‘beiden’ is, begint het zoeken naar dat ene gaatje in de agenda waar deze afspraak dan nog ingepland kan worden op korte termijn. Er zit maar een beperkt aantal uren in een (werk)dag en je kunt jezelf niet opdelen. Er moet dus een tweede afweging gemaakt worden: moet ik het echt zelf doen of kan deze afspraak door iemand anders in het team worden opgepakt?
Door deze afwegingen te maken, kun je je agenda beter beheren en zodoende ook je werkdruk beter beheersbaar houden. Voor jezelf én voor je collega’s.
Is er een risico dat cliënten dan naar een ander kantoor gaan? Ja, dat risico is er. En: ze bellen niet zomaar jouw kantoor. Veelal hebben cliënten het internet al afgestruind op zoek naar een notaris. Door vervolgens de telefoon te pakken, geven ze al aan dat ze een voorkeur voor jouw kantoor hebben. En laten we eerlijk zijn: het is overal druk. De kans dat ze bij een ander kantoor eerder terecht kunnen, is niet heel groot.
Tijd voor de tweede mythe van deze nieuwsbrief.
“Je hebt het als notaris verkeerd gedaan, tenzij je het tegendeel bewijst.”
De laatste jaren is binnen het notariaat het gevoel ontstaan dat we het als (kandidaat-)notaris in de ogen van de tuchtrechter nooit goed kunnen doen. We starten de dag met de Notamail waarin de schorsingen, berispingen en waarschuwingen ons om de oren vliegen.
Wat we vaak vergeten is dat veel klachten ongegrond verklaard worden. Maar die halen de Notamail niet.
Dat veel klachten ongegrond verklaard worden, blijkt ook regelmatig uit analyses via textminingin het tuchtrecht: in 2023 zijn er zeven tuchtklachten ingediend tegen kandidaat-notarissen. Zeven van de 1972 kandidaat-notarissen moesten zich dus verantwoorden bij de tuchtrechter. Uiteindelijk zijn daarvan slechts twee zaken gegrond verklaard.
Bij notarissen liggen deze cijfers iets hoger. In 2023 waren er 1234 notarissen. Ruim tien procent van deze notarissen kreeg een klacht. Van de (ongeveer) 125 klachten werden er 58 gegrond verklaard. Dat is minder dan de helft.
Uit eenzelfde analyse is gebleken dat in de afgelopen tien jaar in 42 procent van de tuchtklachten geoordeeld werd dat de klacht ongegrond was. Nog eens 18 procent van de klachten was niet-ontvankelijk. Dat betekent dus dat 60 procent van de klachten geen consequenties heeft.
Nouja, geen consequenties: een klacht krijgen, zorgt vaak wel voor stress en kost ontzettend veel tijd.
Uit deze cijfers blijkt dat de tuchtrechter niet per definitie tegen de (kandidaat-)notaris is.
Waar dan toch dit beeld vandaan komt? Ik denk dat de Notamail daar een belangrijke bijdrage aan levert. Maar die Notamail blijkt -door de korte samenvatting- vaak ongenuanceerd en heel casuïstisch als je de volledige uitspraak leest.
Moeten we de Notamail dan maar boycotten? Zeker niet. De Notamail is een handige manier om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in de tuchtrechtspraak. Er niet langer je dag mee starten én de volledige uitspraak lezen wanneer je door een uitspraak getriggerd wordt gaan je wel helpen om het gevoel dat de tuchtrechter altijd tegen ‘ons’ is, te veranderen.
Ontspannen Meesterschap
Elk jaar start er een nieuwe groep van de Jaartraining Ontspannen Meesterschap. Speciaal voor (kandidaat-)notarissen, toegevoegd notarissen én notarieel medewerkers.