Drukte binnen het notariaat

Het is druk binnen het notariaat, dat hoeven we niemand te vertellen. Alle dagen heel druk, en in december nog net wat meer. Daardoor verliezen we vaak het mooie karakter van ons ambt uit het oog en vergeten we hoe we om moeten gaan met deze twee, op het oog conflicterende, belangen. 

Hoe ga je om met drukte binnen het notariaat?

Laat me je meenemen naar een verhaal van een aantal maanden geleden. Ik nam de honneurs waar voor een notaris en mijn agenda zat tot het randje vol. Tot ik in de volgende situatie terechtkwam. 

Sorry, hier heb ik geen tijd voor 

“Negen kantoren heeft hij al gebeld. Elk kantoor gaf hetzelfde antwoord: ‘Sorry, daar hebben we geen tijd voor.’ Ze gaven allemaal aan op z’n vroegst pas over zes weken tijd te hebben. Zes weken! Zijn vader haalt waarschijnlijk het einde van deze week niet.”

Mijn collega kijkt me aan met een verontwaardigde blik. Haar verhaal raakt me. Terwijl ik naar haar luister, merk ik dat ik rechtop ga zitten. Ik houd mijn adem in en ik voel mijn wenkbrauwen fronsen.

Ik zucht, laat mijn adem even ontsnappen. “Zeg je nou echt dat er negen kantoren zijn die hem weggestuurd hebben?”

“Ja, dat is wat hij zegt. Kun jij hem even te woord staan? Onze agenda zit ook tjokvol, maar we kunnen hem toch niet ook wegsturen?”

Ik ben even stil, haal een paar keer diep adem. Ze heeft gelijk. Ook wij hebben het onwijs druk. Het is vakantietijd, de bezetting is net als bij onze collega’s minder dan normaal. De hoeveelheid werk niet. Die groeit alleen maar.

Ik kijk even uit het raam en adem nog een keer diep in en langzaam uit. Dan neem ik een besluit en kijk haar aan.

“Oké, verbind hem maar door. En wil je me een plezier doen?”

Terwijl ze al op weg is naar de deur draait mijn collega zich om. “Tuurlijk.”

“Kijk gelijk even naar mijn afspraken deze week en geef ze de kleur groen als ze in jouw ogen niet echt spoed hebben.”

Ze knikt en loopt terug naar haar bureau.

Ik pak mijn notitieblok en een pen en zet de agenda van deze week op mijn scherm. Dan gaat mijn telefoon. Ik neem op. “Verbind meneer maar door.”

Terwijl ik wacht haal ik nog een keer diep adem. Voel mijn voeten stevig op de vloer en mijn rug tegen de stoelleuning. “Hallo?” “Goedemiddag, u spreekt met Madelon Backelandt. Ik begrijp van mijn collega dat u een spoedvraag heeft?”

“Dank u wel dat u even tijd heeft. Spreek ik met de notaris?” De stem aan de andere kant van de lijn klinkt bezorgd en gejaagd.

“Met de waarnemer van de notaris. De notaris is op vakantie en ik neem de honneurs waar.” Ik glimlach, wetend dat dit in mijn stem te horen is. “Wat kan ik voor u doen?”

“Mijn vader is ernstig ziek. Hij ligt in het ziekenhuis met een longontsteking die maar niet beter wil worden. Nu wil hij nog graag een testament regelen, hij zegt dat hij dingen op papier moet zetten (…) Hij gaat achteruit en is onrustig door dat testament. Ik heb al negen kantoren gebeld! Ze zeggen allemaal dat ze op zijn vroegst pas over zes weken tijd hebben, sommigen zelf pas over acht weken. Dat is veel te lang, zo lang kan hij niet wachten. Wat moet ik nu?” Hij zucht. “Ik weet het gewoon niet meer.”

“Wat erg van uw vader. En wat naar dat mijn collega’s u niet konden helpen. Heeft u een momentje, dan ga ik in onze agenda kijken wat we voor u mogelijk kunnen maken.”

“Uiteraard, ik wacht,” zegt hij met een sprankje hoop in zijn stem.

Ik zet meneer in de wacht en roep mijn collega. Op mijn scherm zie ik vier afspraken groen gemarkeerd.

“We gaan deze mensen bellen en vragen of ze mee willen werken aan het verplaatsen van hun afspraak.” Ik wijs twee afspraken aan. Eentje vanmiddag en de ander overmorgen. “En wacht, doe deze maar als reserve,” ik wijs naar een derde. Mijn collega knikt.

“Deze cliënt zal dan iets langer moeten wachten, maar zal vast mee willen werken als hij of zij hoort dat er een spoedgeval is.” Ik kijk mijn collega aan en knipoog. “En het geeft ook meteen een mooi signaal dat we voor onze cliënten graag een stapje extra zetten.”

Ze knikt enthousiast. “Precies!”

“Wil je vast beginnen met bellen? Even rustig uitleggen en vragen of ze mee willen werken. Als ze vragen hebben die jij niet kan beantwoorden, verbind je ze met mij door. Dit gaan we samen voor elkaar krijgen.”

Ze knikt vastberaden en loopt snel mijn kamer uit.

Ik pak mijn telefoon weer op. “Dank u wel voor het wachten. We gaan hier wat in de agenda schuiven. Waarschijnlijk kan ik vanmiddag naar uw vader toe. Dat weet ik binnen het uur. Anders wordt het morgen.

Als het lukt om vanmiddag langs te komen, heeft uw vader morgen een concept van zijn testament en kom ik overmorgen weer naar het ziekenhuis om de akte te ondertekenen. Eventuele wijzingen kan uw vader dan telefonisch doorgeven.

Hoe klinkt dat?”

Het blijft even stil aan de andere kant. “Ik weet even niet wat ik moet zeggen.” Weer een stilte. “Dank u wel, ik ben zo blij! Mijn vader zal hier ook zo opgelucht van zijn.”

Ik lach. Altijd fijn om een cliënt in nood blij te kunnen maken. We ronden het gesprek af met nog wat logistieke details.

Ik loop naar mijn collega. Even kijken wat ze heeft kunnen regelen. Wanneer ik haar kamer binnenloop legt ze net met een grote glimlach haar telefoon neer. “Geregeld hoor. Beide afspraken zijn verplaatst. Ik vond nog een paar gaatjes. Eentje over twee weken en de ander een weekje later.”

“Tof! Dat is nog eens co-creatie! Ging het soepel?”

“Bij die afspraak van vanmiddag waren er eerst wat bezwaren; die hadden ze weken geleden al gemaakt. Maar toen ik aangaf dat het om een testament ging voor iemand die op sterven ligt, was het gelijk geen enkel probleem meer om hun afspraak uit te stellen.”

“Yes! Top gedaan!” Ik geef haar een opgewekte high-five en vertel haar wat ik afgesproken heb over het spoedtestament.

Terug aan mijn bureau pak ik mijn thee. Ik leun even achterover en staar naar de lucht, adem een paar keer diep in en weer uit. Voel mijn voeten op de grond.

Langzaam ontspannen mijn schouders. Mijn hartslag wordt weer rustig. De spanning in mijn buik verdwijnt met elke ademhaling een beetje meer. Uitdaging aangegaan en succesvol afgerond. Lekker gevoel.

Ik mijmer nog even na.

Negen kantoren gebeld. Negen keer ‘Sorry, daar hebben we geen tijd voor’.

Hoe zouden we de drukte binnen het notariaat anders kunnen doen?

Ja, Het is druk in het notariaat. Ja, Er is veel werk en ja, vaak zijn er te weinig mensen om dat werk te doen. Een hoge werkdruk en stress zijn eerder regel dan uitzondering. Ze zorgen ervoor dat onze chillzone down gaat.

Wat is de chillzone en waarom is hij belangrijk voor jouw functioneren?

Onze chillzone die ervoor zorgt dat we helder kunnen denken. Dat we mogelijkheden (blijven) zien. En dat we onze prioriteiten in het oog hebben.

Als onze chillzone down is, verliezen we die prioriteiten uit het oog. En zeggen we ‘nee’ tegen een spoedtestament. Zeggen we ‘nee’ tegen één van onze belangrijkste taken: zorgen dat mensen hun uiterste wil kunnen vastleggen.

Mijn collega en ik zagen -net als onze collega’s- ook een volgeplande agenda. En ja, ook onze chillzone was niet helemaal online.

Mijn eerste gedachte na het relaas van mijn collega was ook ‘nee we hebben geen tijd, we hebben de mensen niet, de agenda zit vol’. En ik nam even de tijd om adem te halen. Naar buiten te kijken. Mijn voeten te voelen op de grond. Zo bracht ik mijn chillzone weer helemaal online. Waardoor ik weer helder kon nadenken en weer mogelijkheden zag.

Eerder schreef ik dat ik niet van de voornemens ben; ik ben van de stappen.

Zullen we deze stap van ‘denken in mogelijkheden’ als notariaat gaan zetten? Vanuit onze persoonlijke en collectieve chillzone samen mogelijkheden creëren waar we ze op het eerste oog niet zien?

Futureproof notariaat: Ontspannen Meesterschap@work.