Notariaat 2050

op weg naar een toekomstbestendig notariaat

Een visie op
verleden, heden en toekomst

op weg naar een toekomstbestendig notariaat

Een visie op
verleden, heden en toekomst

Het is acht uur en ik zit te ontbijten. Ping! Een melding op mijn telefoon. Een herinnering van mijn social media aan een post van zes jaar geleden. Een post over de special ‘Werken in het Notariaat’ van 2016 waarvan ik, samen met drie mannelijke notarissen, de cover sierde. Een decemberspecial over het notariaat van de toekomst: de notaris op weg naar 2050.

Wanneer je die special opensloeg en naar bladzijde negentien bladerde, las je de woorden die ik toen sprak over de notaris op weg naar 2050. Wat me nu -anno 2022- nog steeds fascineert, is dat ik toen zei: “Sociale vaardigheden en echte interesse in mensen zijn essentieel.”

Toen ik dit interview zes jaar geleden gaf, was ik bezig met het laatste jaar van mijn beroepsopleiding. En ik wist al dat het in dit vak vooral neerkomt op oog hebben voor de mensen aan tafel.

Ik wist het. Ik deed het alleen niet.

Het teruglezen van die special vanochtend deed me denken aan een bespreking in de zomer van datzelfde jaar.

Het is woensdagochtend. Tegenover mij zit een mevrouw van ongeveer veertig jaar. Ze houdt haar kopje koffie met beide handen vast en vertelt over de aanleiding om haar testament te gaan regelen: “Van de ene op de andere dag was ze er niet meer. Mijn beste vriendin, nooit ziek, heel actief. Een hartstilstand.” Een traan biggelt over haar wang, ze zwijgt en kijkt stil voor zich uit. 

Ik kijk naar mijn aantekeningen. “Goed, dus wie moeten uw erfgenamen worden?” Ze kijkt op, haalt een paar keer diep adem en zegt: “Mijn ouders, een aantal goede doelen en twee nichtjes.” We bespreken de verdere inhoud van het testament en krap een half uur later staat mevrouw weer buiten. Ik kan weer verder met mijn to-do lijst van die dag.

Ik had geen ruimte voor het verdriet van deze mevrouw. We zaten daar om haar testament te bespreken, dus dat was wat ik deed. Wetgeving uitleggen, wensen in kaart brengen, inhoudelijk adviseren. Allesbehalve een luisterend oor bieden. De Madelon van zes jaar geleden had geen idee hoe te reageren op emoties van cliënten. Sterker nog: ik dacht dat het niet bij mijn werk hoorde om daar ruimte voor te maken. Ik zei: ‘echte interesse is essentieel’, maar realiseerde me niet dat ruimte maken voor emoties hier onderdeel van is.

Dit geen-ruimte-maken voor emoties die wel degelijk de hele dag door de spreekkamer rondwaren had een prijs. Vlak na het verschijnen van die decemberspecial zat ik ziek thuis. De diagnose: burn-out.

Ik wist dat dit verder ging dan uitgeput zijn. Hier moest ik wat mee. Ik ging naar een coach, dronk sloten thee en liep uren en uren over het strand. Wat was er mis? Ik hield nog steeds enorm van mijn vak, geen enkele twijfel. Én ik miste iets essentieels. Ik miste de mens tussen alle regels, wetten en cijfers. De mens die zich bevindt op belangrijke, vaak intense, kantelpunten in zijn leven en bij mij aanklopt voor notarieel advies.

Het vroeg flink wat uren wandelen over het strand voordat ik me dit realiseerde. De juridische wereld sloot namelijk naadloos aan bij het beeld dat ik toen van mezelf had: hardwerkend, rationeel en intelligent. Ik was een wandelend hoofd. Lekker nuchter, goed met woorden en altijd scherp. Ik ging helemaal op in die prestatiegerichte omgeving en vergat de kant van mezelf die blij wordt van écht contact maken met de mens die voor me zit. Dit vrat niet alleen energie, het maakte ook dat ik -zonder dat ik het in de gaten had- steeds meer interne spanning opbouwde. Met die burn-out tot gevolg.

Fast forward. Zes jaar later. Het is zomer 2022. 

Aan tafel zit een jong stel, Tom en Max. Ook de ouders van Max zijn meegekomen. Het jonge stel heeft een huis gekocht en de (schoon)ouders zorgen voor de financiering. We bespreken de hypotheekakte en Tom heeft de nodige kanttekeningen.

Terwijl ik Toms vragen beantwoord, vraag ik me af wat er aan de hand is. Zijn stem wordt steeds luider. Max schuift ongemakkelijk op zijn stoel. Schoonvader krijgt vierkante kaken. De ogen van schoonmoeder worden hard. Inmiddels vermijdt Tom met iedereen oogcontact.

“Bij mijn vrienden staan al deze strenge bepalingen er niet in. Waarom moeten ze dan wel in deze akte?” Tom kijkt me ineens fel aan.

Bewust houd ik mijn stem rustig. “Bij banken staan deze bepalingen in de kleine lettertjes. De algemene voorwaarden van banken zijn uitgebreid en wellicht nog wel strenger dan de bepalingen van deze akte.” Tom mompelt iets waarvan ik alleen het woordje ‘onzin’ versta en bladert ondertussen door de akte op zoek naar zijn volgende vraag.

Tijd om dit te doorbreken. “Mag ik je wat vragen Tom?” Hij kijkt op van zijn papieren. Na een korte stilte knikt hij van ja.

“Waar maak je je zorgen om?”

Nu springen de tranen in zijn ogen. Hij slaat zijn handen voor zijn gezicht en laat zijn schouders hangen. Ik schuif mijn stoel wat naar achter, neem een slok thee en geef hem een momentje. Max wrijft over Toms arm. De schoonouders kijken verbaasd naar elkaar, dan naar mij en laten hun blik vervolgens rusten op het jonge stel.

Tom slaakt een zucht, haalt diep adem en zegt: “Mijn ouders zijn gescheiden toen ik veertien was. Het was een vechtscheiding, echt afschuwelijk. Zij hadden hun zaken niet goed geregeld met alle ellende van dien. Ik wil voorkomen dat ik mezelf in de nesten werk. Ik ben bang dat ik -mochten Max en ik ooit uit elkaar gaan of mocht er iets mislopen met m’n schoonouders- met grote schulden en problemen achterblijf.” Nu laat hij zijn hoofd hangen en staart naar zijn handen op zijn bovenbenen.

Ik neem het woord. “Wat rot om te horen van die vechtscheiding Tom. Ik snap dat je daardoor extra op je hoede bent. Daarom is het juist goed dat jullie hier zijn. Deze akte zorgt ervoor dat het voor jou, voor Max én voor je schoonouders goed geregeld is. Zakelijk, duidelijk en eerlijk. Ook als de dingen anders lopen dan jullie verwachten.” Zijn schoonouders knikken. Schoonvader schraapt zijn keel: “We willen juist dat het voor jullie allebei goed geregeld is jongen.” Dan: “Je bent als een zoon voor ons.”

Tom richt zijn hoofd op en kijkt naar zijn schoonvader. Een traan biggelt over zijn wang. Hij kijkt verwonderd en geraakt. Een kleine glimlach verschijnt op zijn gezicht. Tien minuten later zijn alle handtekeningen gezet en omhelzen de ouders de twee jonge mannen met een welgemeend proficiat.

Zes jaar geleden was een bespreking als deze voor mij ondenkbaar geweest. Nu is het andersom: nu is voor mij zo’n bespreking als met die mevrouw van zes jaar geleden ondenkbaar.

En er is meer veranderd.

‘Sociale vaardigheden en echte interesse in mensen’ gaat niet alleen over onze cliënten. Het gaat ook over de mensen die met en voor deze cliënten werken. Het gaat over iedereen die in het notariaat zijn bijdrage levert. Over ons allemaal dus. Ook wij hebben allemaal onze eigen emoties. Hoeveel ruimte is dáár voor? Hoe vaak luisteren we wérkelijk naar elkaar?

Dit doet me denken aan een moment van afgelopen zomer.

Wanneer ik de keuken van een opdrachtgever in loop om een kop thee te maken, staat één van de kandidaat-notarissen tegen het aanrecht geleund. Ze staart naar buiten. Een traan rolt over haar wang.

“Hey… Wat is er aan de hand?” Ze draait haar hoofd naar me toe en veegt snel de traan van haar wang. “Ik vind er niks meer aan zo. Ik ben de hele dag alleen maar akten aan het maken. Ik zie en spreek helemaal geen cliënten meer. En aan het eind van de dag ben ik gesloopt.”

“Hm…” Ik ben even stil en zet de waterkoker aan. Wachtend tot het water kookt, leun ik naast haar tegen het aanrecht. Ze vervolgt: “Ik wil meer afwisseling.” In haar stem klinkt frustratie en onmacht door. “Ik wil én besprekingen doen én akten passeren én akten maken.” Ze draait haar hoofd naar me toe en kijkt me fel aan.

Ik knik. “Dat moet te regelen zijn toch? Heb je het al eens aangekaart bij de notaris?”

Ze haalt haar schouders op en zucht. “Wie moet dan al die akten maken wanneer ik besprekingen ga doen?” Ze draait haar hoofd weer weg en staart nietsziend uit het raam.

“Daar is ongetwijfeld een oplossing voor te verzinnen. Misschien vindt de notaris het juist wel tof om de agenda samen te delen. Dan heeft hij tijd om weer eens een akte te maken. Volgens mij komt hij daar nu niet aan toe.”

Ze blijft uit het raam kijken en zucht opnieuw. “Ik weet het niet hoor…”

“Wat heb je te verliezen? Als je het niet aankaart, weet je zeker dat er niets verandert.”

“Hm…” Ze zucht diep, pakt haar koffiemok en loopt de keuken uit. Op de drempel draait ze zich om. “Weet je Madelon, ik zie wel.” En weg is ze.

Een week later ben ik op hetzelfde kantoor verdiept in een uitgebreide akte vaststelling erfdelen. “Kan ik je even storen?” Ik kijk op en zie dezelfde kandidaat-notaris in mijn deuropening staan.

“Hey, natuurlijk! Zeg het eens, wat kan ik voor je doen?”

Ze loopt mijn kamer in. “Nou, ik wilde je even bedanken. Ik heb afgelopen maandag de stoute schoenen aangetrokken en de notaris verteld dat ik graag meer afwisseling wil.”

Ik lach verrast. “Wat goed zeg! Vertel, hoe reageerde hij?”

Haar stralende ogen en de grote glimlach op haar gezicht spreken boekdelen. “Het blijkt dat hij meer tijd wil om dingen uit te werken. Dus gaan we de agenda delen. Hij meer tijd voor dossiers en ik meer tijd voor cliënten. Win-win!” Ze lacht. “Het ging precies zoals je zei. Ik ben zo opgelucht en blij! En het toffe is: we hebben het meteen ingevoerd. Ik heb gisteren voor het eerst sinds tijden twee besprekingen gehad. En vanaf volgende week ga ik ook twee vaste middagen in de week passeren.”

Ik leun achterover in mijn stoel en kijk haar eens goed aan. Wat een verschil met vorige week. Ik knipoog. “Wat een gesprek al niet kan doen hè?” Ze grinnikt en knikt. “Dank je wel hè, je hebt me echt geholpen.”

Wat een gesprek en een luisterend oor al niet kunnen doen.

Denk jij niet af en toe ook: “Wat maken we weinig ruimte voor elkaar, voor de mens in het verhaal.”? Wanneer jij rondkijkt op jouw kantoor zie je dan ook niet iedere dag die fantastische mix van ervaringen, karakteristieken en creativiteit om je heen? En heb je ook niet gemerkt hoeveel leuker je kantoordag wordt wanneer iedereen zijn persoonlijke mix inzet en helemaal zichzelf is? Wanneer we dit normaliseren, kunnen we met elkaar een notariële wereld creëren waarin iedereen floreert. Of je nu (kandidaat)notaris bent, medewerker of receptioniste. Iedereen.

Opnieuw fast forward. Zes jaar verder. Het is zomer 2028.

Naast vakkennis zijn sociale vaardigheden en echte interesse in mensen belangrijke selectiecriteria bij het werven van notarieel personeel. Ook in de beroepsopleiding vormen deze vaardigheden een essentieel onderdeel van het programma. Sterker nog: al tijdens de studie Notarieel Recht krijgen deze aspecten de aandacht die ze verdienen.

Hoe mooi dat we als notariaat tijdig het roer hebben omgegooid en naast onze vakkennis de mens centraal hebben gezet. Het heeft ons geen windeieren gelegd: we hebben niet alleen tevreden collega’s en loyale cliënten, ook de beroepsopleiding en de collegebanken gedijen bij dit mensgerichte notariaat nieuwe stijl.

Tot zover 2028.

Nu, aan het einde van 2022, hebben we nog even te gaan tot de klok 2028 slaat. Gelukkig maar. Om dit werkelijkheid te maken, moeten we nog een aantal stappen zetten. Drie om precies te zijn.

Als eerste moeten we ontdekken waar onze talenten liggen: wat is die fantastische mix van ervaringen, karakteristieken en creativiteit die maakt dat jij en ik uitblinken in verschillende aspecten van ons vak? Weten waar onze persoonlijke talenten liggen en het inzetten van ieders unieke mix gaat ervoor zorgen dat we niet alleen optimaal en energiek functioneren maar ook met kennis en empathie onze cliënten van dienst kunnen zijn.

Daarnaast moeten we onze emotionele tolerantie ontwikkelen. We gaan ruimte leren maken voor emoties. Emoties van onszelf én die van onze cliënten. Zodat we -wanneer dat nodig is- zonder aarzeling vragen naar wat er onder de oppervlakte speelt. Benoemen wat we zien gebeuren bij een cliënt. En voelen wat (emotionele) reacties van cliënten met onszelf doen.

En dan zijn we er nog niet. We moeten ook onze communicatie verbeteren. En dit gaat verder dan woorden alleen: het grootste deel van onze communicatie is non-verbaal. De non-verbale communicatie van onze gesprekspartner heeft effect op ons eigen systeem. En daarmee weer effect op onze communicatie. Leren hoe het zit met die non-verbale communicatie én welk effect het op ons heeft, komt onze communicatie en daarmee onze gezamenlijke effectiviteit ten goede.

Slechts drie stappen. Drie essentiële stappen. Drie stappen waar we nu al mee kunnen beginnen. Alleen zo gaan we er als notariaat komen, in die toekomst van 2028. En verder. Alleen zo komen we bij dat bloeiende, maatschappelijk relevante notariaat van 2050.

Deze drie stappen vragen tijd, geld en energie.

Lees je dit en denk je: “Ja, klopt! Maar hoe doe ík dat dan? Hoe maak ik dit mogelijk in míjn dagelijkse praktijk. Op míjn kantoor?”

Dan heb ik het antwoord voor je.

In de afgelopen drie jaar heb ik samen met een expert op het gebied van stress, relaties en persoonlijk leiderschap mijn visie voor een toekomstbestendig notariaat uitgewerkt tot een praktische training.

Een training waarin je effectief leert communiceren. Een training die handvatten geeft voor jouw persoonlijke stressmanagement. Een training die ervoor zorgt dat jij met al jouw ervaringen, karakteristieken en creativiteit jouw cliënten optimaal kunt bijstaan. Als professional én als mens. Inclusief de emoties die daarbij horen.

Deze training heb ik Ontspannen Meesterschap genoemd.

Een nieuwe groep van het jaartraject Ontspannen Meesterschap start in 2024.

Wil je alvast aan de slag met je communicatie? Meld je dan aan voor de training Storytelling in het Notariaat op 24 mei 2023.